Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve kapsam

FiloMerkezi hizmeti, Gencay Olgun tarafından geliştirilen ve işletilen bulut tabanlı araç kiralama yönetim platformudur. Veri sorumlusu iletişim merkezi Pendik / İstanbul, Türkiye’dir. FiloMerkezi’ne ilişkin başvurularınızı aşağıdaki iletişim kanalından “FiloMerkezi — KVKK Başvurusu” konu başlığıyla iletebilirsiniz.

Bu metin; web sitesi ziyaretçilerini, hesap başvurusu yapan firma yetkililerini, firma kullanıcılarını ve destek talebi oluşturan kişileri kapsar. Bir rent a car işletmesinin kendi müşterilerine ait verileri FiloMerkezi’ne girmesi hâlinde, ilgili işletme kendi faaliyetleri bakımından veri sorumlusu; FiloMerkezi ise hizmetin teknik sunumu kapsamında veri işleyen konumunda olabilir.

Başvuru kanalı: [email protected]

2. İşlenen veri kategorileri

Yalnızca hesabın kurulması, hizmetin sunulması, güvenliğin sağlanması ve firma tarafından kullanılan modüllerin çalışması için gerekli veriler işlenir.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Veriler; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi veya korunması, temel haklara zarar vermeyen meşru menfaatler ve gereken durumlarda açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

• Hesap başvurusunu almak, kullanıcıyı doğrulamak ve firma çalışma alanını oluşturmak.
• Araç, müşteri, rezervasyon, kiralama, bakım, sigorta ve finans modüllerini çalıştırmak.
• Paket limitlerini, kullanıcı rollerini ve yetkileri uygulamak.
• Belge, rapor, Excel ve PDF çıktılarının kullanıcı talebiyle hazırlanmasını sağlamak.
• Destek taleplerini yanıtlamak, hataları teşhis etmek ve hizmet güvenliğini korumak.
• Dolandırıcılık, yetkisiz erişim ve kötüye kullanım girişimlerini önlemek.
• Açık rıza verilmişse ürün duyurusu veya pazarlama iletişimi göndermek.

4. Hizmet sağlayıcıları ve veri aktarımı

Hizmetin çalışması için veriler, yalnızca görevleriyle sınırlı olmak üzere altyapı sağlayıcıları tarafından işlenebilir. FiloMerkezi kişisel verileri satmaz, kiralamaz veya reklam profili oluşturmak amacıyla paylaşmaz.

Kullanılan başlıca altyapılar; yönetilen bulut veritabanı ve kimlik doğrulama (barındırma ve ağ güvenliği Cloudflare üzerinden sağlanır) ve ödeme işlemleri için güvenli ödeme sağlayıcısıdır. Kart verileri FiloMerkezi sunucularında tutulmaz; ödeme, ödeme sağlayıcısının güvenli ödeme ekranında işlenir.

Veriler elektronik kayıt, üyelik, destek ve uygulama kullanım kanallarından otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanır. Sağlayıcıların sunucularının yurt dışında bulunması hâlinde aktarım, KVKK’nın 9. maddesindeki aktarım şartlarından uygun olanına ve gerekli bildirim/sözleşme sürecine dayanılarak yürütülmelidir.

5. Saklama, silme ve anonimleştirme

Veriler amaç için gerekli süre boyunca tutulur; amacın ve hukuki saklama gereğinin sona ermesiyle silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Firma yöneticileri panelden operasyon verilerini dışa aktarabilir ve yetkili şifre doğrulamasıyla tüm firma verilerini silebilir.

Silme işleminden önce Ayarlar bölümünden güncel yedek alınması önerilir. Yetkili silme işlemi geri alınamaz.

6. Veri güvenliği

FiloMerkezi’nde işletme kayıtları firma kimliğiyle ayrılır. Veritabanı satır düzeyi güvenlik kuralları, doğrulanmış oturumlar ve rol kontrolleri aynı firmanın yetkili kullanıcılarının erişimini sınırlar. Servis rolü gibi yüksek yetkili anahtarlar tarayıcıya gönderilmez.

• HTTPS/TLS üzerinden şifreli veri aktarımı.
• Güvenli oturum ve parola yönetimi.
• Firma bazlı veri izolasyonu ve satır düzeyi güvenlik politikaları.
• Firma sahibi, yönetici, operasyon ve görüntüleyici rollerine göre yetkilendirme.
• Hata kayıtlarında gereksiz kişisel veriyi azaltma ve gizli anahtarları sunucuda tutma.

7. KVKK kapsamındaki haklarınız

6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki hakları kullanabilirsiniz. Başvurular, kimlik ve yetki doğrulaması yapıldıktan sonra talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi isteme.
• İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya dışında aktarım yapılan üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış verinin düzeltilmesini; şartları oluşmuşsa silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme ve silme işlemlerinin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Münhasıran otomatik analiz sonucunda aleyhe bir sonuca itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğranması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

8. Başvuru yöntemi

Başvuruda ad-soyad, iletişim bilgisi, talebin konusu ve varsa hesabınızla ilişkili firma adı bulunmalıdır. Başvuruyu [email protected] adresine sistemde kayıtlı e-posta hesabınızdan gönderebilirsiniz. Güvenlik için ek doğrulama istenebilir; gerekli olmayan kimlik belgelerini e-postaya eklemeyin.

9. Metin değişiklikleri

Hizmet kapsamı, sağlayıcılar veya mevzuat değiştiğinde bu metin güncellenebilir. Önemli değişiklikler sayfa tarihi yenilenerek, panel içi bildirimle veya kayıtlı e-posta adresi üzerinden duyurulur.